(一) 會(huì)前
1、報(bào)送議題。各職能部門(mén)應(yīng)于每周一開(kāi)會(huì)前將須提請(qǐng)校委會(huì)或校長(zhǎng)辦公室討論的問(wèn)題報(bào)送校委會(huì),若討論的問(wèn)題涉及文字資料,應(yīng)一并將資料報(bào)送校委會(huì)。對(duì)于涉及職能部門(mén)的議題,職能部門(mén)要提出處理意見(jiàn)或建議;重要議題要經(jīng)多方論證并提出2個(gè)以上方案。
2、確定議題。校委會(huì)負(fù)責(zé)對(duì)所提出的議題進(jìn)行匯總,并報(bào)請(qǐng)校委會(huì)主任審定。議題確定后,校委會(huì)以書(shū)面形式通知與會(huì)領(lǐng)導(dǎo),同時(shí)做好上會(huì)人員安排。
3、安排會(huì)議。會(huì)議時(shí)間一般安排在周一上午,可酌情召開(kāi)校委會(huì)議和校長(zhǎng)辦公會(huì)。
4、下發(fā)通知。每周會(huì)議安排時(shí)間與周工作安排一起公布,會(huì)議議題于周二在校園網(wǎng)上公布。
5、會(huì)場(chǎng)安排。校委會(huì)議和校長(zhǎng)辦公會(huì)一般安排在藝術(shù)樓二樓會(huì)議室,遇特殊情況另行安排。
(二)會(huì)中
1、會(huì)議記錄。要準(zhǔn)確,清晰,完整地做好會(huì)議記錄。涉及到主要問(wèn)題要聽(tīng)清楚,或會(huì)議決定不夠明確,一般可在會(huì)議期間向有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)詢(xún)問(wèn)清楚。特殊情況可在會(huì)后詢(xún)問(wèn)領(lǐng)導(dǎo),進(jìn)行補(bǔ)記。
2、會(huì)序安排,按照會(huì)議議題排列順序,安排好休會(huì)事宜,做好討論的銜接工作。
(三)會(huì)后
1、擬寫(xiě)紀(jì)要。會(huì)議有重要決定時(shí),應(yīng)于會(huì)后2日內(nèi)形成會(huì)議紀(jì)要,由校委會(huì)主任或校長(zhǎng)審批簽發(fā)。
2、公布紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要簽發(fā)后在校園網(wǎng)上公布,以便督察督辦。
3、材料存檔。年終時(shí)將會(huì)議記錄立卷、歸檔。
(四)會(huì)議要求
1、會(huì)議中手機(jī)保持關(guān)閉或靜音狀態(tài)。
2、參加會(huì)議人員要遵守保密規(guī)定,凡涉及保密的內(nèi)容,參加會(huì)議人員不得向會(huì)外人員泄露。
3、參加會(huì)議人員必須按時(shí)到會(huì)。因故不能參加會(huì)議者,要向主持人請(qǐng)假。有關(guān)職能部門(mén)主要負(fù)責(zé)人因故不能參加會(huì)議時(shí),應(yīng)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,可由有關(guān)人員參加。
本規(guī)定自發(fā)文之日起施行,解釋權(quán)在校委會(huì)辦公室。
咸寧振寧技工學(xué)校校務(wù)委員會(huì)
領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室
2021年5月15日